Alerty pogodowe dla organizatorów imprez plenerowych

Dlaczego pogoda to największe ryzyko eventu pod chmurką

Przy imprezie plenerowej większość kosztów jest poniesiona, zanim ktokolwiek zobaczy niebo: scena, nagłośnienie, namioty, catering, ochrona, artyści. Jeśli odwołujesz za późno, płacisz wszystko. Jeśli odwołujesz za wcześnie, a pogoda w końcu dopisuje, tracisz przychód i zaufanie klienta.

Ogólna prognoza w telefonie nie rozstrzyga tej decyzji. Potrzebujesz progu, który sam wyznaczysz dla swojej konstrukcji i scenariusza, oraz powiadomienia, które przyjdzie bez Twojego zaglądania do aplikacji.

Progi, które organizatorzy ustawiają najczęściej

Każdy próg przypisujesz do lokalizacji, czyli do adresu miejsca imprezy. Przy kilku eventach w sezonie masz osobne ustawienia dla każdego, z listą odbiorców: producent, kierownik techniczny, szef ochrony i klient.

• Porywy wiatru dla sceny, trusses, nagłośnienia wiszącego i namiotów. Wartość graniczną bierzesz z dokumentacji producenta konstrukcji i z projektu zabezpieczenia imprezy.
• Burza w oknie, w którym na terenie są goście. Ustalasz, jak wcześnie chcesz wiedzieć o zbliżającej się burzy, żeby zdążyć z ewakuacją według planu.
• Opad w oknie godzinowym, ważny dla sprzętu elektrycznego, nawierzchni, parkingów na trawie i występów bez zadaszenia.
• Wysoka temperatura przy dużym tłumie, która zmienia plan punktów z wodą, cieniem i obsadę medyczną.
• Niska temperatura i deszcz przy imprezach wieczornych, gdzie od komfortu gości zależy frekwencja i sprzedaż gastronomii.

Jak to wygląda przy realnym evencie

Dodajesz adres imprezy, ustawiasz parametry i wartości graniczne, a także godziny, w których chcesz dostawać wiadomości. Gdy prognoza dla tego miejsca przekracza próg w okresie montażu lub trwania imprezy, wysyłamy SMS i e-mail z adresem, parametrem, przewidywaną wartością i czasem.

Przy imprezie na dwa tysiące osób różnica między decyzją dzień wcześniej a decyzją o poranku bywa różnicą między przesunięciem montażu a zapłaceniem za pustą scenę. Archiwum wysłanych alertów zostaje w koncie, więc przy rozmowie z klientem, ubezpieczycielem lub podwykonawcą masz zapis, kiedy ostrzeżenie zostało wysłane.

Czy to się opłaca agencji eventowej

Porównaj dwie liczby: koszt jednego odwołania lub przeniesienia imprezy oraz roczny koszt alertu. Plan Pro obejmuje do 10 lokalizacji, czyli tyle imprez i miejsc, ile prowadzisz równolegle w sezonie. Przy większej agencji z kilkoma producentami i rolą administratora wybierz Business.

Ceny podajemy netto, a po każdej płatności wystawiamy fakturę VAT. Aktualny cennik znajdziesz na stronie planu Pro.

Czego alert nie zastąpi

Prognoza opisuje warunki, które mogą wystąpić, a nie to, co dzieje się na terenie w danej minucie. Decyzja o odwołaniu lub ewakuacji należy do organizatora i kierownika zabezpieczenia, zgodnie z planem imprezy i przepisami. Alert daje czas na decyzję, nie zwalnia z oceny na miejscu.

Nie zastępuje też oficjalnych ostrzeżeń meteorologicznych dla regionu. Traktuj go jako własny próg dla konkretnego miejsca, obok komunikatów o zjawiskach groźnych.

Od czego zacząć przed następnym eventem

Załóż konto, potwierdź e-mail kodem, wybierz plan i dodaj adres najbliższej imprezy. Ustaw dwa progi, które najbardziej zagrażają Twojej konstrukcji, zwykle porywy wiatru i burzę, a także dodaj kierownika technicznego jako odbiorcę.

Rachunek strat przy odwołaniu i progi decyzji opisujemy w artykule o [pogodzie na imprezę plenerową](/blog/pogoda-na-impreze-plenerowa-progi-decyzji). Dla prac montażowych na budowie zobacz [alerty pogodowe dla budowy](/alerty-pogodowe-dla-budowy), a ogólne zasady powiadomień znajdziesz w opisie [alertów pogodowych](/alerty-pogodowe).

Pytania i odpowiedzi