Pogoda na imprezę plenerową i progi decyzji o odwołaniu

Dlaczego decyzja w dniu imprezy jest najdroższa

Im bliżej startu, tym więcej pieniędzy jest już wydanych i tym trudniej cokolwiek zmienić. Scena stoi, nagłośnienie jest rozłożone, catering zamówiony, a goście wyjechali z domu. Organizator, który dopiero wtedy patrzy w prognozę, decyduje pod presją i zwykle za późno albo za wcześnie.

Dzień wcześniej wciąż można przesunąć godziny, zmienić układ stref, dowieźć dodatkowe zadaszenie albo przenieść część programu pod dach. Dlatego sensem monitorowania pogody nie jest wiedza, czy będzie padać, tylko dostanie sygnału na tyle wcześnie, by zmiana nie była kosztowna.

Które parametry mają znaczenie dla imprezy plenerowej

Nie wszystkie zjawiska są równie groźne dla wydarzenia. Warto wybrać cztery parametry i dla każdego opisać, co się dzieje po jego przekroczeniu.

• Porywy wiatru decydują o bezpieczeństwie namiotów, scen, ekranów, bram reklamowych i konstrukcji ze stelażami. Wartości dopuszczalne podaje producent konstrukcji lub projektant sceny, a organizator zapisuje je w planie bezpieczeństwa.
• Opad liczy się w dwóch wymiarach, jako ciągły deszcz w czasie imprezy oraz jako suma z poprzedniej doby, która rozmiękcza teren i utrudnia dojazd dostawcom.
• Burza to osobna kategoria, ponieważ wymaga zatrzymania imprezy i przeniesienia ludzi w bezpieczne miejsce, a nie jedynie zmiany planu.
• Temperatura ma znaczenie przy upałach, gdy trzeba dołożyć wodę i strefy cienia, oraz przy chłodzie, gdy goście nie zostaną dłużej niż godzinę bez ogrzewania.

Jak ustalić próg i przypisać mu działanie

Próg bez działania jest tylko liczbą. Dla każdego parametru zapisz trzy rzeczy: wartość, po której reagujesz, osobę, która podejmuje decyzję, oraz konkretną czynność. Przykładowo dla wiatru może to być zamknięcie górnej strefy sceny, dla opadu dołożenie podestów i mat na przejściach, a dla burzy przerwanie programu i ewakuacja do wyznaczonego obiektu.

Dobrze jest ustalić dwa poziomy. Pierwszy ostrzega i uruchamia przygotowania, na przykład dowóz zadaszenia. Drugi wymaga zmiany programu lub odwołania. Wtedy alert nie jest binarną informacją, tylko krokiem w procedurze, którą zespół zna z odprawy przed wydarzeniem.

Zapisz też moment, po którym zmiany nie są już możliwe. Dla wielu wydarzeń jest to dzień przed startem, gdy wyjeżdżają ciężarówki ze sprzętem. Po tym terminie alert nie zmienia planu, ale pozwala przygotować zespół i poinformować gości.

Kto powinien dostawać powiadomienia

Wiadomość o przekroczeniu progu powinna trafić jednocześnie do producenta wydarzenia, szefa technicznego i osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo. Jeśli informację dostaje tylko jedna osoba, a ona akurat nie odbiera telefonu, cały system przestaje działać.

Ustal zastępstwa na wypadek urlopu lub choroby i sprawdź, czy numery telefonów są aktualne. Przy większych imprezach wygodnie jest dodać też koordynatora wolontariuszy lub obsługi gastronomicznej, ponieważ to oni najszybciej zmieniają rozstawienie stanowisk.

Obsada gastronomiczna i kelnerska bywa zamawiana wcześniej niż wiadomo, jaka będzie pogoda. Jeśli planujesz większą imprezę, możesz od razu zarezerwować obsadę kelnerską na imprezę razem z planem B, w którym liczba osób przy stołach i barach zmienia się, gdy część programu przechodzi pod dach.

Co dają alerty, a czego nie zastąpią

Alert pogodowy dla lokalizacji sprawdza prognozę dla adresu wydarzenia i wysyła SMS oraz e-mail, gdy prognozowana wartość przekracza Twój próg. Pracuje także w nocy, więc rano nie zaczynasz od ręcznego przeglądania kilku map. Nadal jednak to Ty odpowiadasz za decyzję, a przy zagrożeniu burzą trzeba korzystać z oficjalnych komunikatów i obserwacji na miejscu.

Dla wydarzeń cyklicznych, takich jak festyny, targi czy koncerty sezonowe, przydają się także dane historyczne. Porównanie z poprzednimi latami pokazuje, w którym tygodniu terminu wiatr i opad zdarzały się najczęściej, co ułatwia wybór daty kolejnej edycji.

Trzy typy imprez i różne progi

Piknik firmowy na trawie, festyn z dużą sceną i wesele w namiocie mają inne słabe punkty, więc nie kopiuj progów z jednego do drugiego. Poniżej wskazujemy, na co zwrócić uwagę, a konkretne wartości weź zawsze od dostawcy konstrukcji i ze swojego planu bezpieczeństwa.

• Piknik firmowy ma zwykle lekkie zadaszenia i stoły. Najwcześniej zawodzi komfort gości, dlatego próg opadu i chłodu ustaw tak, by zdążyć dowieźć namioty i grzejniki, albo przenieść program do sali.
• Festyn lub koncert ze sceną i ekranami opiera się na konstrukcjach wrażliwych na wiatr. Tu najważniejszy jest próg porywów oraz procedura opuszczenia dachu sceny i ekranów, uzgodniona z firmą montażową przed wydarzeniem.
• Wesele w namiocie lub ogrodzie wymaga progu opadu dla samej uroczystości, progu wiatru dla dekoracji i nagłośnienia oraz plan przejścia gości do środka. Tu najczęściej rośnie koszt zmiany, bo termin jest jeden i nie da się go przesunąć.

Jak policzyć, czy monitorowanie się opłaca

Zsumuj to, czego nie odzyskasz po odwołaniu lub przeniesieniu, czyli wynajem sceny i sprzętu, zaliczki dla wykonawców, catering oraz koszty informowania gości. Porównaj tę kwotę z miesięcznym abonamentem na alerty. Jeśli zajmujesz się organizacją kilku wydarzeń rocznie, jedna trafnie wcześniej przesunięta impreza zwykle wystarcza, by abonament był uzasadniony.

Przy pojedynczym wydarzeniu rachunek jest prostszy. Pytasz siebie, czy chcesz mieć pewność, że o przekroczeniu progu dowiesz się wcześniej niż z doniesień gości. Dla większości organizatorów odpowiedź brzmi tak, ponieważ koszt wiadomości jest znikomy wobec kosztu reakcji w ostatniej chwili.

Zastanów się także, kto w Twojej firmie odpowiada za kontakt z klientem. Jeżeli organizujesz imprezy dla innych, powiadomienie z wyprzedzeniem pozwala Ci rozmawiać o planie B ze spokojem, zanim klient sam zacznie się niepokoić prognozą z telefonu.

Lista kontrolna na tydzień przed wydarzeniem

Siedem dni przed startem sprawdź prognozę długoterminową jako ogólny trend, a nie podstawę decyzji. Trzy dni przed startem potwierdź progi z dostawcami konstrukcji i zdecyduj, czy zamawiasz dodatkowe zadaszenie. Dzień przed startem odbierz alert i zwołaj krótką odprawę zespołu, na której wskazujesz osobę decyzyjną.

W dniu wydarzenia ustaw kolejne powiadomienia na godziny montażu, otwarcia bram i zakończenia programu. Po imprezie zapisz, które progi zadziałały, a które były zbyt ostrożne, i popraw je przed następną edycją.